Una cafetería puede tener un buen mes de ventas y, aun así, terminar con menos dinero disponible del que tenía al comenzar. Pensemos en Café Central: un negocio que durante abril cobró $180,000 por sus ventas. Con ese dinero pagó proveedores, nómina, renta y servicios, y su operación dejó un flujo positivo.
Ese mismo mes, sus dueños decidieron invertir $120,000 en una nueva máquina de espresso para aumentar la capacidad del negocio. El pago salió de la cuenta de la cafetería de inmediato, aunque los beneficios de esa compra llegarán en los siguientes meses. Al sumar todas las entradas y salidas de abril, el flujo de efectivo terminó en negativo.
¿Qué es el flujo de efectivo y cómo se calcula?
El flujo de efectivo muestra cómo se mueve el dinero de un negocio durante un periodo determinado, ya sea un mes, un trimestre o un año. Incluye las entradas y salidas relacionadas con la operación, las inversiones y el financiamiento.
Para calcular el flujo neto de efectivo, se restan las salidas de efectivo a las entradas:
Flujo neto de efectivo = Entradas de efectivo − Salidas de efectivo
Por ejemplo, si durante un mes entraron $200,000 y salieron $170,000, el flujo neto fue de $30,000 positivos. Si las salidas hubieran sido de $220,000, el resultado sería de -$20,000.
El estado de flujo de efectivo, que es el documento donde se organiza este cálculo, agrupa los movimientos en tres actividades:
- Operación: el efectivo que entra y sale del día a día del negocio. Cobros a clientes, pagos a proveedores, nómina, renta.
- Inversión: compra o venta de activos de largo plazo, como maquinaria, equipo o un local.
- Financiamiento: entradas o salidas de dinero por préstamos, pagos de deuda o aportaciones de capital.
Para elaborar un estado de flujo de efectivo, existen dos métodos: el directo y el indirecto. Ambos permiten mostrar cómo se movió el efectivo durante un periodo, pero parten de información distinta. Para comparar ambos métodos, tomemos un ejemplo.
En un mes, una cafetería vendió $5,000, cobró $4,000 y pagó $2,000 en gastos. Con ambos métodos, su flujo de efectivo operativo fue de $2,000. La tabla muestra cómo se llega a esa cifra en cada caso.
Diferencias entre capital de trabajo y flujo de efectivo
La diferencia está en qué estás observando y durante cuánto tiempo. El capital de trabajo compara, en una fecha determinada, los activos circulantes con las obligaciones de corto plazo.
Un resultado positivo indica que los activos circulantes superan esas obligaciones, pero eso no significa que todo ese valor esté disponible para pagar: una parte puede estar en inventario o en cuentas por cobrar.
El flujo de efectivo, en cambio, permite seguir las entradas y salidas de efectivo durante un periodo. Por ejemplo, un negocio puede tener capital de trabajo positivo porque cuenta con inventario suficiente, pero enfrentar un flujo de efectivo negativo si durante ese mes sus pagos superaron el dinero que efectivamente recibió.
Si quieres profundizar en el primer indicador, puedes consultar nuestro artículo de capital de trabajo.
¿Cómo se ve un flujo de efectivo en la práctica?
Retomando el ejemplo de Café Central que planteamos en la introducción, supongamos que durante tres meses mantiene ventas suficientes para cubrir los gastos de su operación, pero en abril decide comprar una nueva máquina de espresso por $120,000.
Así es el movimiento de su efectivo:
De los $120,000 que costó la máquina, Café Central cubrió $50,000 con el efectivo que generó su operación en abril. Los $70,000 restantes salieron del saldo inicial. Así, la cafetería pasó de $100,000 al comenzar abril a $30,000 al comenzar mayo.
Eso nos permite identificar qué ocurrió con el efectivo durante ese mes, pero no determina si la cafetería tuvo utilidad o pérdida contable.
¿Qué habría pasado si la cafetería hubiera financiado la máquina?
Supongamos que Café Central no tenía los $120,000 disponibles y obtuvo un crédito para comprar la máquina. Los $120,000 del crédito entraron primero a la cuenta de la cafetería y, desde ahí, se realizó el pago de la máquina.
En el estado de flujo de efectivo, los $120,000 aparecen como una entrada de financiamiento, mientras que los $120,000 que salieron para comprar la máquina se registran como una salida de inversión.
El flujo del mes cambiaría:
Operación: +$50,000
Inversión: -$120,000
Financiamiento: +$120,000
Flujo neto: +$50,000
Con el crédito, Café Central habría cerrado abril con $150,000 en la cuenta: los $100,000 que tenía al inicio más los $50,000 que generó su operación. Al pagar la máquina con su propio dinero, cerró con $30,000. A cambio de conservar ese efectivo, la cafetería habría sumado una mensualidad a sus gastos de los meses siguientes.
Cuándo debe preocupar un flujo de efectivo negativo
Un mes en rojo por una inversión puntual no es lo mismo que una cafetería que cada mes gasta más efectivo del que genera con su operación.
Si el flujo operativo permanece negativo durante varios meses, hay que mirar qué está pasando dentro del negocio. Tal vez las ventas ya no alcanzan para cubrir los costos, los gastos aumentaron o los clientes están tardando más en pagar.
Mientras esa operación siga consumiendo más efectivo del que genera, el problema va a mantenerse, aunque el negocio consiga dinero por otras vías.
Un flujo negativo puede ser manejable si sabes que corresponde a una inversión que esperas recuperar con los ingresos de los siguientes meses y tienes efectivo suficiente para cubrir la operación mientras tanto.
Si cada mes necesitas recurrir a tus ahorros o a nueva deuda para pagar gastos cotidianos, el problema está en la operación y requiere otro tipo de ajuste.
¿Cuándo tiene sentido evaluar un financiamiento?
Si el efectivo hace falta para una inversión que puede contribuir a generar ingresos en los siguientes meses, el financiamiento puede ayudar a conservar liquidez mientras el negocio recupera ese desembolso.
En ese caso, hay que considerar: cuánto necesitas, cuándo esperas recuperar el dinero de la inversión y qué parte de los ingresos futuros podrás destinar al pago del crédito.
La periodicidad de los pagos también importa. Si el negocio recibe sus ingresos de forma semanal, mensual o por temporadas, el calendario del financiamiento debería ser compatible con esos ciclos para evitar que las mensualidades presionen el flujo de efectivo.
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