Antes de 1985 el mundo no conocía la adrenalina de arrastrar una fórmula por 50 celdas y rezar para que todo funcione correctamente. Ahora imagina incluir un gráfico en tiempo real: eso debería ser una prueba para el Juego del Calamar, edición godín.
Este 2025, el celebérrimo programa de hojas de cálculo Excel cumple 40 años y es una herramienta que ha saltado de los departamentos de finanzas a otras áreas y finalmente a nuestras vidas. Estudiantes, maestros, papás, comerciantes, vendedores por catálogo, prácticamente cualquiera le ha sacado provecho.
Ahora te toca a ti. Por eso, en Bankaool preparamos una guía básica de cómo aprovechar Excel para controlar tus gastos con unos cuantos clics.
¿Por qué usar Excel para mejorar tus finanzas personales?
Porque para revisar tu situación financiera, necesitas claridad y realidad. Y Excel es más honesto que tu psicólogo; Excel sí te dice que algo está mal a la primera. Léase #VALUE!, #REF!, ##### y un catálogo sofisticado de errores.
Lo que no es un error es entrarle al Excel sin miedo. Las celdas no muerden y pueden ayudarte mucho a organizar flujos de dinero, presupuestos, planificación y más. De acuerdo con la ENSAFI 2023, poco más de la mitad de la población lleva un registro de ingresos y gastos. Lo que la ENSAFI no sabe es que tú sigues este blog de Bankaool donde te damos algunos trucos para usar Excel y llevar tu control de gastos como experto.
Elementos esenciales para tu presupuesto en Excel
Tu plantilla debe tener tres bloques principales: ingresos, gastos y balance. No importa si los acomodas horizontal o verticalmente. Para este ejemplo, vamos a apilar estos bloques uno encima del otro.
- Anota tus ingresos
Escribe en una celda “Ingresos” y debajo haz dos apartados que digan “Fijos” y “Variables”. Los ingresos fijos son aquellos que recibes periódicamente como un salario o una pensión. Los variables son entradas de dinero cuyo monto cambia mes a mes; por ejemplo, si tienes un negocio de ventas por catálogo, probablemente tengas meses con más ganancias que otros e incluso puede haber meses casi sin ventas. Los ingresos variables también incluyen los bonos o el aguinaldo.
2. Registra tus gastos
Ahora sí, siguen todas las salidas de dinero. Al igual que los ingresos, los gastos se dividen en dos tipos. Los fijos son aquellos que sí o sí debes hacer mes con mes, por ejemplo, la renta, el mantenimiento que se cobra en algunas unidades habitacionales, la despensa, el pago de servicios o el transporte. Los gastos variables son ocasionales. Por ejemplo, quizá este mes fuiste 2 veces al cine, pero probablemente el próximo mes no haya ninguna película que te interese. También puede ocurrir que en temporada de frío compraste una chamarra, pero no significa que el próximo mes también vas a volver a comprar un abrigo.
3. Automatiza las sumas
Todos los iniciados en Excel saben que la función SUMA es de lo primero que deben dominar. Es una función básica que te permite calcular automáticamente el total de una serie de celdas. Hay varias formas de lograrlo: con autosuma (∑) o desde la barra de fórmulas. Vamos a enseñarte este segundo método, porque consideramos que te será muy útil en el futuro.
Al seleccionar las celdas, verás que en la barra de fórmulas aparece SUMA y el rango de celdas entre paréntesis. Recuerda empezar con el signo de igual (=) para que Excel reconozca que se trata de una función y no texto.
La pregunta del millón: ¿el ahorro es un gasto o un ingreso? El ahorro debe ir en la sección de gastos fijos, ya que es un monto que se deduce de los ingresos. No es un ingreso adicional, sino una cantidad que se destina a un fondo o una cuenta de ahorro. Con la app de Bankaool, incluso podrías incluir tus cofres digitales en esa sección.
4. Haz la suma de tus ingresos y gastos totales
Replica la fórmula de SUMA para calcular el total de tus ingresos y el de tus gastos. Con el tiempo podrías agrupar tus gastos en categorías: casa, entretenimiento, mascota, ropa, etc. Por ahora, solo necesitas el total de cada bloque y restarle a tus ingresos la suma de tus gastos.
Con este resultado puedes tener tres escenarios:
- Saldo 0. Gastas lo que ganas, y aunque parece que todo está bajo control, en realidad cualquier imprevisto puede amenazar tu tranquilidad financiera.
- Salgo negativo. Definitivamente tienes que hacer ajustes. Revisa tu listado de gastos y recorta aquellos que sean innecesarios.
- Saldo positivo. Felicidades. Métele más a tu Afore, invierte en la app de Bankaool o destínalo a un cofre digital para una meta.
4. Aprovecha las casillas de verificación
Si bien tu presupuesto puede estar listo sin usar casillas, pueden ser útiles en diversos casos. Vamos a poner el siguiente ejemplo: tu roomie y tú comparten el gasto de una plataforma de streaming, él paga un mes, tú el siguiente, y así sucesivamente. Es un gasto recurrente, pero no mensual. En esta situación puedes usar una casilla de verificación para indicar cuándo sí debes considerar este gasto y cuándo no. El mes en el que toca pagar, activas la casilla para que Excel lo incluya en la suma de gastos.
OK. ¿Y cómo rayos le hago? Lo primero es activar la pestaña de Programador.
- En Windows, dirígete a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones > activa Programador.
- En MacOS, ve a Excel > Preferencias > Barra de herramientas > Activa Programador.
En esa pestaña, encontrarás la casilla de verificación. Dale clic y luego otro clic a un lado de la celda donde quieres colocarla. Sigue estos pasos
Te preguntarás: ¿y eso para qué, señor Miyagi? Ya lo verás. Lo que toca es modificar la fórmula de la SUMA para que solo cuente el monto de streaming cuando la casilla esté activada. Vamos a suponer que la “celda en blanco” que elegiste para vincular la casilla fue E9. Tendremos que modificar la fórmula de SUMA así:
Todos los conceptos que tengas en tu plantilla que no quieras que se sumen en determinado mes, puedes activarlos o desactivarlos con la casilla de verificación sin necesidad de borrar las celdas y rehacer tu plantilla.
Mantente atento, porque pronto habrá otra parte con más funciones. Piérdele el miedo a la hoja en blanco y arma tu presupuesto en modo pro. Con Bankaool, tienes la fórmula para unas finanzas sanas.
